Formulario de registro: qué configurar y por dónde empezar
El formulario de registro permite que los participantes completen sus datos y elijan las opciones que has preparado para el evento. En Access puedes decidir qué preguntas mostrar, cómo se presentan, cuándo aparecen y qué mensajes acompañan al registro.
Esta guía te ayuda a recorrer el módulo en orden. Para consultar una opción concreta, utiliza los enlaces a las guías de configuración y a cada familia de campos.
Antes de construir el formulario
- Comprueba el evento: revisa su nombre, fechas, idiomas y condiciones de registro. Consulta Revisar los datos y los idiomas del evento.
- Define los datos que necesitas: separa la información de identidad, los datos profesionales, las elecciones del evento y los consentimientos.
- Prepara los módulos que vas a utilizar: las entradas y las agrupaciones de talleres se configuran en sus apartados antes de incorporarlas al formulario.
- Comprueba la disponibilidad de la función: el formulario y otras opciones dependen del plan y de la configuración de tu evento.
Dónde está cada parte
Abre Formulario de registro en el menú lateral. En General encontrarás los accesos a la configuración, los campos y las notificaciones; Envíos permite consultar los registros recibidos.
- Configuración: color, fondo, cabecera, textos generales y otros ajustes.
- Campos: preguntas, elementos informativos, orden, anchos y reglas de cada elemento.
- Notificaciones: avisos a las direcciones del equipo cuando se registra un asistente o actualiza sus datos.
- Envíos: búsqueda, consulta y descarga de respuestas.
El listado de campos es el punto de partida para construir y previsualizar el formulario.
Un recorrido de preparación recomendado
- Define el aspecto general con color, fondo e imagen de cabecera.
- Revisa los campos existentes de Nombre, Apellidos y Email del asistente. No los dupliques con preguntas genéricas.
- Añade los datos necesarios y organiza el recorrido con el constructor de campos.
- Ajusta obligatoriedad, ayudas y valores iniciales con las opciones de cada campo.
- Configura las preguntas que dependen de una respuesta anterior.
- Completa los mensajes de confirmación y cierre y todos los textos por idioma.
- Revisa las notificaciones al equipo y, por separado, los emails dirigidos al asistente.
- Realiza la revisión final antes de compartir el enlace.
Qué significa guardar un cambio
Guardar cambios conserva la configuración del campo o de la pantalla. Los campos activos pueden aparecer en el formulario al guardarlos: no trabajes suponiendo que existe un paso posterior de publicación para cada campo.
Si todavía estás preparando una pregunta, revisa Avanzado → Activo. Desactivarla la retira de la vista del formulario, pero también de su previsualización. Para comprobar cómo se presenta, debe estar activa en el entorno donde realices la prueba.
Previsualización y enlace público
La pantalla muestra el enlace del registro y una opción de previsualización. La previsualización ayuda a revisar el formulario incluso cuando las condiciones de acceso público lo limitan, por ejemplo por fechas, aforo o privacidad. Por eso, ver la previsualización no demuestra que el registro público esté abierto.
Revisar el diseño no requiere enviar el formulario. Un envío sí puede crear o actualizar datos y activar comunicaciones, reservas o pagos asociados al evento.
Si el evento admite acompañantes
Prepara los campos de cada acompañante y configura General → Mapeo de acompañantes. Revisa si deben contar en el aforo y recibir los mismos talleres que el asistente principal.