Workflow: enviar una plantilla al confirmar la asistencia

Utiliza este workflow para enviar un email de confirmación adaptado a un grupo de asistentes. Se ejecuta cuando una persona confirma su asistencia, normalmente después del registro, pero también puede hacerlo tras una importación o una confirmación manual desde el listado de asistentes.

Antes de empezar

Prepara una plantilla de email de tipo Confirmación y las etiquetas que usarás para distinguir al grupo. Revisa el contenido, los enlaces y los datos del evento antes de seleccionarla.

Cómo configurarlo

1. En el evento correspondiente, abre Workflows → Crear.
2. Busca Enviar plantilla de confirmación y pulsa su botón Crear.
3. Escribe un Nombre que permita identificar el objetivo, por ejemplo «Confirmación del taller de liderazgo».
4. En Filtros → Etiquetas, selecciona el grupo al que se dirigirá este mensaje o deja el filtro vacío si debe aplicarse sin restricción por etiquetas.
5. En Acción a ejecutar → Plantilla que se enviará, elige la plantilla de tipo Confirmación.

Etiquetas limita el workflow a los asistentes que tengan al menos una de las etiquetas seleccionadas. No necesitan tenerlas todas. Si dejas este filtro vacío, no habrá restricción por etiquetas; seguirá siendo necesario que ocurra la acción que activa el workflow.

El selector de plantilla muestra las plantillas del tipo requerido. Si no encuentras la que necesitas, revisa su tipo y prepárala antes de completar el workflow.

Qué email recibirá el asistente

Solo se enviará un email de confirmación. Access lo decide entre los workflows existentes; si ninguno coincide, utiliza el email de confirmación configurado por defecto. Evita condiciones solapadas: no presupongas que se enviarán todas las plantillas ni que el orden de los nombres establece una prioridad.

Ejemplo práctico

Para enviar instrucciones del taller de liderazgo, selecciona Taller de liderazgo en el filtro y la plantilla de confirmación preparada para ese grupo. Una persona con esa etiqueta recibirá el mensaje al confirmar; tener la etiqueta por sí solo no dispara el envío.

Guardar y comprobar el resultado

Antes de guardar, revisa los filtros y la acción junto con los workflows que ya existen. Guardar cambios registra la configuración; Guardar cambios y agregar otro permite continuar con otro workflow. Usa Volver al listado si no quieres conservar la preparación.

Importante: la pantalla de creación no ofrece una opción de borrador. No guardes suponiendo que el workflow quedará desactivado. Tras guardarlo, comprueba la columna Activo del listado y coordina una prueba controlada antes de usarlo con asistentes reales.

En la comprobación, confirma la asistencia de una persona de prueba que cumpla el filtro y revisa el email recibido y el registro de envíos. Comprueba también el comportamiento previsto para una persona fuera del grupo.