Añadir un asistente manualmente
Puedes añadir a una persona directamente desde Access e introducir sus datos. Esta opción resulta útil, por ejemplo, cuando necesitas incorporar a un invitado que todavía no figura en el evento.
Antes de añadir al asistente
Abre Asistentes al evento y busca su nombre o correo electrónico. Si ya aparece, abre su ficha para revisar o actualizar los datos.
Prepara su nombre, correo electrónico, cargo e idioma. Utiliza una dirección de correo propia de esa persona. Si vas a clasificarla con etiquetas, comprueba que las que necesitas estén creadas.
Completa los datos personales
- Pulsa Crear asistente.
- Rellena Nombre, Correo electrónico y Título. Estos campos son obligatorios. En Título puedes escribir su cargo, por ejemplo, «Responsable de formación».
- Añade Empresa y Número de teléfono si necesitas guardar esa información.
- Selecciona las Etiquetas que correspondan a esa persona, por ejemplo, «Taller de liderazgo».
También puedes añadir una foto en formato JPG, PNG, GIF o WEBP, de hasta 2 MB y 2048 × 2048 píxeles.
Ejemplo de la ficha guardada de Lucía Martín, responsable de formación de Horizonte Eventos, con la etiqueta «Taller de liderazgo». Todos los datos son ficticios.
Añade la información adicional que necesites
Si tu evento tiene activada la función Propiedades de asistentes, verás los campos adicionales que hayas preparado. Por ejemplo, una propiedad «Departamento» puede contener el valor «Formación y desarrollo». Si esta opción no aparece en tu evento, continúa con los demás campos: no es necesaria para añadir al asistente.
En Notas puedes escribir indicaciones para el equipo de recepción, como «Entregar el programa del taller de liderazgo en recepción». Estas notas se muestran en la aplicación de check-in al leer el QR del asistente.
Si tu evento utiliza la App, revisa Mostrar en la aplicación y Puede enviar mensajes. La primera opción permite mostrar a la persona en los listados de asistentes; la segunda le permite enviar mensajes privados. Ambas aparecen marcadas al crear la ficha.
Selecciona el Idioma del asistente. Se utilizará en sus comunicaciones y en las funciones que dependan de ese idioma. Es independiente del idioma con el que tú utilizas Access.
En este ejemplo, la propiedad «Departamento» está disponible, se ha añadido una nota para recepción y se ha seleccionado español. Las dos opciones de la App están desmarcadas.
Decide si quieres enviar una invitación o confirmar la asistencia
Al crear la ficha encontrarás Enviar invitación y Confirmar la asistencia. Si solo quieres añadir los datos, deja ambas opciones desmarcadas y revisa también los Workflows del evento: un proceso configurado para invitar al añadir un asistente puede enviar el mensaje aunque no marques Enviar invitación en esta pantalla.
Si marcas Enviar invitación, selecciona la Plantilla que se enviará y revisa el correo del destinatario antes de guardar.
Confirmar la asistencia registra a la persona como confirmada. Revisa antes si has configurado comunicaciones o procesos automáticos que se activen al confirmar.
Guarda y comprueba la ficha
- Pulsa Guardar cambios.
- Busca a la persona en el listado y abre su nombre para comprobar los datos.
- Revisa las columnas Invitado y Confirmado para comprobar su estado.
La ficha se crea activa. Esto no significa que hayas enviado una invitación ni confirmado la asistencia: son estados diferentes.
Para salir de una ficha sin eliminarla, utiliza Volver al listado. El botón Descartar elimina el registro; no sirve para cancelar la edición.
Si quieres mostrar a los participantes en la App, continúa con Mostrar el listado de asistentes. Esa guía explica cómo preparar el listado; aquí has creado la ficha de la persona.