Recoger acompañantes y mapear sus datos desde el formulario
El Mapeo de acompañantes relaciona preguntas del formulario con los datos de cada acompañante. Al registrarse el asistente principal, Access utiliza esos campos para crear los acompañantes correspondientes.
1. Preparar los campos
Añade preguntas diferenciadas para cada acompañante: por ejemplo, «Nombre del acompañante», «Apellidos del acompañante» y «Email del acompañante». Utiliza campos genéricos adecuados, como texto y email, para que estas preguntas no sustituyan los datos del asistente principal.
Si vas a recoger varios acompañantes, identifica claramente cada grupo de preguntas. Puedes utilizar títulos y bloques de texto y dependencias para organizar el recorrido.
2. Abrir el mapeo
- Entra en Formulario de registro → General → Mapeo de acompañantes.
- En Campos de cada acompañante, pulsa Añadir un elemento.
- En el bloque Acompañante #1, selecciona qué campo contiene el Nombre, el Apellido y el Email.
- Añade otro elemento si has preparado los campos de un segundo acompañante.
- Comprueba las correspondencias y pulsa Guardar cambios.
Cada bloque relaciona los campos del formulario con los datos de un acompañante.
Los selectores muestran los campos compatibles. Si un campo no aparece, revisa su tipo y guarda su creación antes de volver al mapeo. No selecciones por error el email principal para todos los acompañantes.
Incluir acompañantes en el aforo del evento
De forma predeterminada, el cálculo descrito en esta pantalla cuenta a los asistentes principales. Activa Incluir acompañantes en el aforo del evento si también deben contar al validar el aforo.
Esta opción cambia cómo se comprueba la capacidad: un registro con acompañantes puede necesitar más de una plaza del evento.
Asignar los mismos talleres
Asignar a los acompañantes los mismos talleres que al asistente principal asigna una plaza a cada acompañante en los talleres que seleccione el titular. Revisa las plazas y las reglas de los talleres antes de activarla.
Las opciones generales del mapeo controlan el aforo y la asignación de talleres.
Revisar el recorrido
- Cada acompañante tiene sus propios campos y correspondencias.
- Los campos del titular mantienen su función original.
- Las preguntas obligatorias y sus dependencias permiten registrarse con el número de acompañantes previsto.
- El cálculo de aforo y la asignación de talleres coinciden con la organización del evento.
Para gestionar acompañantes después del registro, consulta la guía de acompañantes de Access. Esta guía explica cómo recogerlos desde el formulario.