Workflow: avisar al gestor cuando se registra un asistente

Este workflow envía un email informativo con los datos del registro a los destinatarios que configures cuando un asistente se registra en el evento. Puedes limitar el aviso a un grupo mediante etiquetas.

Antes de empezar

Decide quién necesita recibir el aviso y revisa las notificaciones del formulario de registro y otros workflows existentes. Utiliza direcciones del equipo que deba gestionar esas inscripciones.

Cómo configurarlo

1. En el evento correspondiente, abre Workflows → Crear.
2. Busca Enviar email a gestor del evento cuando un asistente se registra en la plataforma y pulsa su botón Crear.
3. Escribe un Nombre que permita identificar el objetivo, por ejemplo «Aviso de nueva inscripción».
4. En Filtros → Etiquetas, selecciona las etiquetas del grupo o deja el filtro vacío si la organización debe recibir avisos de todos los grupos.
5. En Acción a ejecutar → Correos electrónicos de los destinatarios, pulsa Añadir un elemento.
6. Introduce una dirección de email en el campo que aparece. Repite Añadir un elemento para incorporar más destinatarios, con una dirección por campo.
7. Si has añadido una fila que no necesitas, utiliza su botón × para quitarla antes de guardar.

Etiquetas limita el workflow a los asistentes que tengan al menos una de las etiquetas seleccionadas. No necesitan tenerlas todas. Si dejas este filtro vacío, no habrá restricción por etiquetas; seguirá siendo necesario que ocurra la acción que activa el workflow.

La dirección organizacion@example.invalid de la captura es un ejemplo ficticio. En tu evento debes indicar las direcciones reales del equipo autorizado para recibir estos datos.

Evitar avisos duplicados

Importante: Access advierte de que pueden enviarse varios emails si también están configuradas las notificaciones del formulario de registro o si existen varios workflows con las mismas reglas. Decide qué configuración cubrirá cada necesidad y evita repetir la misma condición y destinatario.

Este formulario configura destinatarios del aviso informativo. No ofrece un selector de plantilla como los workflows de invitación o confirmación.

Ejemplo práctico

Si una coordinadora debe revisar las inscripciones del Taller de liderazgo, selecciona esa etiqueta y añade su dirección de trabajo. Así, el aviso se dirigirá a la persona responsable cuando se registre alguien que cumpla el filtro.

Guardar y comprobar el resultado

Antes de guardar, revisa los filtros y la acción junto con los workflows que ya existen. Guardar cambios registra la configuración; Guardar cambios y agregar otro permite continuar con otro workflow. Usa Volver al listado si no quieres conservar la preparación.

Importante: la pantalla de creación no ofrece una opción de borrador. No guardes suponiendo que el workflow quedará desactivado. Tras guardarlo, comprueba la columna Activo del listado y coordina una prueba controlada antes de usarlo con asistentes reales.

Realiza un registro controlado que cumpla el filtro. Comprueba que el aviso llega a los destinatarios previstos y que no reciben copias adicionales por otra configuración.