Workflow: añadir un asistente a otro evento al confirmar

Este workflow añade automáticamente a un asistente a otro evento cuando confirma su asistencia en el evento de origen. Puede servir para incorporar participantes a una jornada posterior sin repetir el alta manualmente.

Antes de empezar

Identifica claramente el evento de origen y el de destino. Coordina la configuración con quienes administran ambos y revisa las comunicaciones y los workflows del destino: añadir, confirmar o copiar etiquetas puede hacer que se cumplan allí otras condiciones.

Cómo configurarlo

1. En el evento correspondiente, abre Workflows → Crear.
2. Busca Añadir asistente a otro evento y pulsa su botón Crear.
3. Escribe un Nombre que permita identificar el objetivo, por ejemplo «Inscripción en la siguiente jornada».
4. En Filtros → Etiquetas, elige el grupo al que se aplicará la incorporación al otro evento, si necesitas limitarlo.
5. En Acción a ejecutar → Evento al que añadir el asistente, selecciona el evento de destino. Comprueba el nombre aunque el campo ya muestre una opción.
6. Decide si quieres activar Confirmar al asistente en el otro evento.
7. Decide si quieres activar Copiar las etiquetas del evento de origen.

Etiquetas limita el workflow a los asistentes que tengan al menos una de las etiquetas seleccionadas. No necesitan tenerlas todas. Si dejas este filtro vacío, no habrá restricción por etiquetas; seguirá siendo necesario que ocurra la acción que activa el workflow.

Qué hace cada opción

Evento al que añadir el asistente: es el destino al que se incorporará la persona cuando se confirme en el evento donde estás configurando el workflow. No confundas ambos eventos.

Confirmar al asistente en el otro evento: si lo activas, Access lo confirmará automáticamente después de añadirlo al destino. Si solo necesitas incorporarlo, deja esta opción sin marcar.

Copiar las etiquetas del evento de origen: si lo activas, se copiarán las etiquetas que el asistente tenga en el evento de origen. Cuando no existan en el destino, se crearán allí y se le asignarán. Esta opción no se limita a las etiquetas utilizadas como filtro.

Ejemplo práctico

Quieres incorporar a una jornada de continuidad a quienes confirmen su participación y tengan la etiqueta Taller de liderazgo. Elige esa etiqueta, selecciona el destino y marca la confirmación automática únicamente si su asistencia a la segunda jornada debe quedar confirmada también.

Importante: copiar etiquetas o confirmar en el destino puede activar sus comunicaciones. Revisa, en particular, los workflows de invitación al añadir asistentes y los de confirmación. No configures cadenas entre eventos sin comprobar sus consecuencias.

Guardar y comprobar el resultado

Antes de guardar, revisa los filtros y la acción junto con los workflows que ya existen. Guardar cambios registra la configuración; Guardar cambios y agregar otro permite continuar con otro workflow. Usa Volver al listado si no quieres conservar la preparación.

Importante: la pantalla de creación no ofrece una opción de borrador. No guardes suponiendo que el workflow quedará desactivado. Tras guardarlo, comprueba la columna Activo del listado y coordina una prueba controlada antes de usarlo con asistentes reales.

Acuerda una prueba con ambos equipos. Comprueba la incorporación, el estado de asistencia y las etiquetas en el destino, además de los posibles emails. Si la persona ya pertenece al destino, valida ese caso antes de aplicarlo a más asistentes.