Qué es Access y por dónde empezar
Access es la plataforma con la que puedes administrar tu evento. Desde un mismo lugar puedes gestionar los asistentes, preparar las comunicaciones y organizar el control de acceso.
También puedes gestionar talleres y entradas, y preparar contenidos como el programa o los ponentes para mostrarlos en la aplicación y en la web. Los apartados disponibles dependen de las funciones que tenga activadas tu evento.
Cómo orientarte en Access
- Abre tu evento y comprueba su nombre en la cabecera.
- Entra en Inicio para ver un resumen de los asistentes, las confirmaciones y los accesos.
- Utiliza el menú lateral para abrir el apartado en el que quieras trabajar.
La pantalla de Inicio reúne los principales indicadores del evento. La imagen muestra el evento ficticio PULSE.
Encontrarás una explicación de los indicadores en Entender el panel de inicio del evento.
Qué puedes gestionar
En Asistentes al evento puedes añadir personas y consultar sus datos y estados de asistencia. Las Etiquetas te permiten organizar grupos, por ejemplo, los participantes de un taller o el equipo de organización.
Si tu evento tiene activada la función Propiedades de asistentes, también puedes preparar campos adicionales para guardar información, como el departamento de cada persona. Esta opción no está disponible en todos los eventos.
En Mailing puedes preparar plantillas de email y organizar sus envíos. En Control de acceso puedes configurar los puntos donde se registrarán los accesos y las opciones de aforo.
Si tu evento incluye estas funciones, Talleres permite organizar actividades con plazas y Venta de entradas permite gestionar los tipos de entrada y consultar las ventas.
En los apartados de Contenidos puedes preparar el programa, los ponentes y otros materiales. Después eliges cómo mostrarlos en la App o en Sitio web.
Por dónde empezar
- Revisa la información del evento. Comprueba el nombre, las fechas y los idiomas que vas a utilizar.
- Organiza a los asistentes. Decide qué etiquetas necesitas y añade a las personas que participarán. Si tienes activadas las propiedades, prepara los campos adicionales que vayas a utilizar.
- Prepara las funciones del evento. Configura, por ejemplo, el acceso a las salas o las actividades con plazas.
- Prepara las comunicaciones. Revisa las plantillas, los destinatarios y la fecha de cada envío.
- Consulta los resultados. Durante el evento y al finalizar, utiliza los informes de asistentes, accesos o ventas que necesites.
Cómo se relaciona con la App, la web y los informes
Access es el lugar donde administras la información. La App y la web son los espacios donde puedes mostrarla a los asistentes. Por ejemplo, puedes crear una sesión del programa en Access y utilizar ese mismo contenido en ambos.
Para preparar su presentación, consulta el manual de App & WebApp o Qué es Sitio web y cómo empezar. Si ya tienes el programa y los ponentes en Access, puedes mostrarlos en la web sin volver a escribirlos.
El manual de Informes explica qué consulta elegir y cómo descargar e interpretar los datos.