Preparar un evento paso a paso
Preparar un evento resulta más sencillo si sigues un orden: primero los datos generales, después los asistentes y, por último, las comunicaciones y el acceso. Esta guía te ayuda a decidir qué necesitas configurar según las características de tu evento.
No todos los eventos utilizan las mismas funciones. Si no vas a ofrecer talleres, vender entradas o utilizar una aplicación, puedes omitir esos pasos.
Define los datos de partida
- Abre el evento y comprueba su nombre en la cabecera.
- Revisa el nombre, las fechas, la zona horaria y los idiomas en Configuración → Configuración del evento.
- Prepara la localización y la información práctica que necesitarán los asistentes.
Consulta cómo revisar los datos y los idiomas del evento antes de empezar a cargar información.
El panel inicial te permite situarte en el evento antes de trabajar en sus distintos apartados.
Organiza a los asistentes
Decide qué grupos necesitas identificar: por ejemplo, ponentes, equipo de organización o participantes de un taller. Crea etiquetas con nombres fáciles de reconocer y úsalas de forma coherente.
Puedes añadir un asistente manualmente o preparar un archivo de importación si ya dispones de un listado. Revisa el idioma de cada persona y las opciones de invitación y confirmación antes de guardar o importar.
Si tu evento tiene activada la función Propiedades de asistentes, podrás guardar otros datos, como el departamento. No necesitas esa función para dar de alta a una persona.
Prepara las funciones que utilizarás
Si hay talleres, crea primero sus agrupaciones y después cada taller con su horario y plazas. Si hay venta de entradas, revisa los tipos de entrada, precios y límites antes de ofrecerlos.
Prepara las plantillas de email antes de programar los envíos. Define a quién irá cada mensaje y revisa su contenido en todos los idiomas que utilices.
Revisa también los Workflows antes de añadir asistentes, confirmar su asistencia o abrir la actividad del evento. Estos procesos pueden enviar emails o cambiar etiquetas cuando se cumple una condición; comprueba qué acción los activa y a qué personas se aplican.
Para recibir a los asistentes, configura los puntos de lectura y acuerda qué dispositivo utilizará cada acceso. Si necesitas controlar una sala, prepara también sus puntos de entrada y salida.
Comprueba el recorrido completo
Antes del evento, revisa una ficha de asistente, los destinatarios de cada comunicación y la configuración de acceso. Comprueba también el contenido que verá el asistente en los canales que utilices. Coordina cualquier prueba de envío, reserva o lectura con el equipo responsable para que sus efectos estén previstos.