Preparar una plantilla de email
Una plantilla reúne el asunto y el contenido de un email. Puedes utilizarla en un envío programado, en una acción de comunicación sobre asistentes o en un workflow, según su tipo. Primero prepara el mensaje; después elige cómo y cuándo debe enviarse.
Elige la finalidad del mensaje
- Abre Mailing → Plantillas de email.
- Revisa si ya existe una plantilla adecuada. Si necesitas otra, pulsa Crear.
- Escribe un Nombre que permita reconocerla dentro del equipo, como Información práctica de llegada.
- Selecciona el Tipo que corresponda: Confirmación, Comunicación a expositor, Genérica, Invitación o Rechazo.
El nombre identifica la plantilla en la administración. El asunto es el texto que verá el destinatario en su bandeja de entrada y se prepara en cada idioma.
El tipo determina dónde puedes utilizar la plantilla y qué variables aparecen. Utiliza Confirmación para comunicar esa respuesta, Invitación para invitar, Rechazo para esa comunicación, Genérica para información práctica o recordatorios y Comunicación a expositor para los mensajes dirigidos a expositores.
En Propiedades puedes revisar el nombre, pero la edición no ofrece un selector para cambiar el tipo de una plantilla ya creada. Si necesitas otro tipo, crea una plantilla con ese uso. Antes de modificar una plantilla existente, comprueba si está seleccionada en un envío programado o en un workflow.
Prepara el asunto y el contenido por idioma
Abre la edición del idioma que quieras completar. Escribe un asunto claro y utiliza el editor visual para preparar el cuerpo del mensaje.
El editor permite revisar cada versión de idioma por separado.
Presenta primero el motivo del email y después la información práctica. Por ejemplo: «Te esperamos a las 09:00 en la recepción del auditorio. Trae tu acreditación para agilizar el acceso».
Utiliza Combinar etiquetas cuando necesites insertar datos del asistente o del evento. Las variables disponibles dependen del tipo de plantilla. Insértalas desde las opciones del editor para conservar su formato.
Pulsa Guardar idioma Español, Guardar idioma Inglés o el botón correspondiente a la versión que estés preparando. Repite la revisión y el guardado en cada idioma necesario.
Revisa antes de programar
Utiliza Previsualizar y revisa las vistas de escritorio y móvil. Comprueba el asunto, el orden de la información, los enlaces y las variables. Los datos de muestra de la previsualización sirven para revisar el diseño; no representan un envío realizado.
Vuelve a abrir cada idioma para comprobar que se conserva su contenido. Si necesitas una prueba de entrega, utiliza una dirección de prueba controlada y acuerda el envío antes de ejecutarlo.
Cuando el mensaje esté preparado, continúa con seleccionar destinatarios y programar un email.
Construye el email completo
El asunto es sólo una parte del mensaje. Sigue la guía del constructor visual para organizar columnas, añadir texto e imágenes, configurar botones y ajustar el diseño para móvil.
Después, añade variables y enlaces personales para que el mensaje utilice los datos del destinatario. Prepara y guarda cada idioma.
Antes de utilizarla, revisa la plantilla y envía un email de prueba. Para decidir cuándo y a quién se envía, utiliza un envío programado o la receta de workflow correspondiente.