Importar asistentes desde un archivo Excel

La importación permite añadir asistentes desde un archivo Excel y elegir cómo tratar a las personas que ya existen. Descarga la plantilla desde tu evento para trabajar con los encabezados que reconoce Access.

Descarga y completa la plantilla

1. Abre Asistentes al evento y pulsa Importación.
2. Pulsa Descargar plantilla.
3. Introduce una persona por fila sin cambiar los nombres de las columnas.
4. Completa Nombre, Correo electrónico y Título —el cargo de la persona—. Son los datos obligatorios de la ficha de asistente.
5. Guarda el documento en formato XLSX. La pantalla indica un máximo de 1.000 líneas por archivo y 2 MB.

Por ejemplo: Lucía Martín, lucia.martin@example.invalid, Responsable de formación y Horizonte Eventos. Utiliza los datos de tus asistentes en el archivo que vayas a importar.

La importación reúne el archivo, las etiquetas, las opciones de comunicación y el tratamiento de los asistentes existentes.

Completa los campos generales

Además de Nombre, Correo electrónico y Título, la plantilla incluye Empresa, Etiquetas a añadir (separadas por comas), Número de teléfono, Notas, Foto y Mostrar datos en la aplicación (0-falso, 1-verdadero).

Escribe las etiquetas separadas por comas en su columna. En Mostrar datos en la aplicación utiliza 0 o 1, según quieras ocultar o mostrar a la persona. Esa visibilidad es distinta del estado de confirmación de asistencia.

La plantilla puede incluir columnas del formulario de registro después de los datos generales. Conserva los encabezados y elimina las columnas de campos del formulario que no quieras actualizar. Si incluyes fechas, deben estar correctamente formateadas como fechas.

Si vas a incorporar fotos, revisa la columna Foto y el campo Fichero ZIP de imágenes del formulario de importación. El ZIP es opcional; la ayuda indica un máximo de 2 MB y dimensiones máximas de 2048 × 2048 píxeles para las imágenes. Comprueba la correspondencia entre el archivo y las fotos antes de importar.

Elige cómo tratar a los asistentes existentes

En Cuando se encuentren asistentes que ya existen, ¿qué hacer?, selecciona el alcance que necesitas:

1. Actualizar datos personales, formulario de registro, etiquetas, asistencia al evento, ...: permite actualizar los distintos grupos de datos incluidos.
2. Sólo actualizar datos personales y formulario de registro: limita la actualización a esos datos.
3. Sólo actualizar otros datos (etiquetas, asistencia a eventos, ...): utiliza esta opción cuando no quieras actualizar los datos personales y del formulario.
4. No modificar asistentes existentes: conserva sus datos y permite añadir los que todavía no existan.

La ayuda indica que se crean las personas que no existan en cualquiera de los cuatro modos. Revisa el listado actual y el archivo antes de importar; no cambies los datos de identificación de una persona para intentar forzar una actualización.

Revisa etiquetas, invitación y confirmación

En Etiquetas puedes seleccionar una clasificación común para las personas del archivo. Las etiquetas elegidas se añaden y, en asistentes existentes, se conservan las que ya tengan.

Enviar invitación a los asistentes genera un envío real. La ayuda indica que sólo se enviará a quienes no hayan sido invitados anteriormente. Si únicamente vas a cargar o actualizar datos, déjala desmarcada y revisa también los Workflows que puedan enviar invitaciones al añadir asistentes. Desmarcar esta casilla no desactiva esos procesos.

Confirmar asistencia modifica el estado de asistencia. Revisa antes los automatismos del evento: la confirmación puede activar comunicaciones y, si existe integración con evenTwo, la ayuda indica que crea al asistente allí.

Carga el archivo e inicia la importación

1. Selecciona el XLSX en Documento.
2. Revisa las etiquetas, las opciones de invitación y confirmación y el modo de actualización de existentes.
3. Si utilizas fotos, selecciona también el ZIP correspondiente.
4. Pulsa Importación cuando hayas revisado todas las opciones.
5. Consulta el estado desde Últimas importaciones, el enlace que ofrece la pantalla.

Comprueba el resultado

Revisa el resultado y las incidencias de la importación. Después, busca varias personas del archivo y comprueba nombre, correo, cargo, etiquetas y los campos que querías actualizar. Si ya existían asistentes, comprueba también que se haya respetado el alcance elegido.

Antes de repetir una importación, revisa si la anterior ha terminado y qué filas necesitan corregirse. Si el archivo se rechaza, comprueba su formato, tamaño, número de líneas y encabezados.

La importación de valores de propiedades y la de QR personalizados tienen pantallas y plantillas propias. Consulta cómo importar una propiedad, si tu evento tiene activada esa función, o cómo importar códigos QR personalizados.